SYNTEZA [Szkolenia - Konsulting]

Zapraszamy Panie do uczestnictwa w najnowszym szkoleniu:

PROFESJONALNY SEKRETARIAT

Kod: 4815

Cele:

• Przyswojenie niezbędnej wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie prowadzenia sekretariatu i obsługi klientów oraz pracowników firmy.
• Opanowanie zasad korespondencji biurowej i czynności kancelaryjnych oraz zwrócenie uwagi na wymianę informacji drogą e-mailową.
• Poznanie narzędzi służących organizacji pracy w sekretariacie i skupienie się na czynnikach wpływających na harmonijną współpracę z szefem.
• Omówienie znaczenia sekretariatu w tworzeniu wizerunku oraz zasad kreowania siebie, jako "wizytówki" firmy/ instytucji.
• Rozwijanie umiejętności interpersonalnych, z uwzględnieniem radzenia sobie w kłopotliwych sytuacjach występujących w pracy sekretarki/ asystentki.
• Zapoznanie z technikami szybkiego zapamiętywania i uczenia się, które zwiększają własną efektywność zawodową i zaadaptowanie metod do własnych potrzeb.
• Trening asertywności - ćwiczenie zachowań wykorzystywanych podczas kontaktu telefonicznego lub bezpośredniego z klientem bądź pracownikiem firmy.
• Poznanie praktycznych sposobów zarządzania stresem i opanowania tremy.
• Pogłębienie wiedzy z zakresu prawa pracy w tym: prowadzenie akt osobowych pracowników i ochrony informacji niejawnej.

Odbiorcy:

• Osoby zajmujące stanowiska związane z prowadzeniem sekretariatu (biura)
• Osoby zainteresowane kreowaniem wizerunku firmy/instytucji
• Pracownicy recepcji

Czas trwania: 2 dni [2 x 7 godzin dydaktycznych]


Najbliższy termin:

• 9-10 grudnia 2010 r. [początek zajęć o godz. 9.30]

Miejsce: [Katowice - Hotel ANGELO****]

UWAGA: Miejsce realizacji w wersji "in-company" - dowolne [np. siedziba Zlecającego]

PROGRAM

1. Sekretariat – „serce” firmy/ instytucji: * Miejsce sekretariatu w strukturze przedsiębiorstwa * Sekret – sekretarka, czyli rola i zadania zaufanej osoby w życiu organizacji * Kluczowe kompetencje sekretarki/ asystentki * Zarządzanie informacją i zasady jej prawidłowego obiegu.

2. Instrukcja kancelaryjna: * Systemy kancelaryjne * Podział i metody pracy * Właściwy obieg dokumentów * Rejestracja spraw i ich rozpatrywanie * Porządkowanie i przechowywanie dokumentów * Archiwizacja [szafy, teczki, komputer].

3. Struktura korespondencji biurowej: * Co? Do kogo? Jak? – zasady redagowania pism * Rodzaje i formy pism * Pisma firmowe i ich części składowe * Pisma sugestywne nastawione na odpowiednią reakcję odbiorcy * Przedmiot sprawy i treść pisma * Korespondencja elektroniczna * Unikanie błędów, jako świadectwo profesjonalizmu.

4. Perfekcyjna organizacja pracy sekretariatu: * „Prawa ręka szefa”, czyli kanony dobrej współpracy * Zarządzanie sobą w czasie i ustalanie priorytetów * Wyposażenie, które ułatwia pracę w biurze * Zastępstwo - wybór osoby i przygotowanie sekretariatu.

5. Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy, biura i sekretarki/ asystentki: * Świadomość pełnionej roli zawodowej * Strój, makijaż i harmonia barw * Uścisk dłoni, wizytówka i zasady konwersacji, czyli biurowy savoir-vivre * „Wpadka” i sztuka wybrnięcia z kłopotliwej sytuacji.

6. Talenty interpersonalne: * Modelowa komunikacja w pracy sekretarki/ asystentki * Mowa bez słów, czyli o czym świadczą gesty * Bariery komunikacyjne i sposoby ich przezwyciężania * Sztuka budowania korzystnych relacji * Umiejętność obserwacji i refleksji * Asertywna komunikacja z otoczeniem.

7. Wielozadaniowość sekretarki/ asystentki i techniki podnoszenia wydajności: * Co zrobić, aby lepiej zapamiętywać? * Metody szybkiego uczenia się * Przełamywanie barier umysłowych * Mapy Myśli [Mind Mapping]kontra tradycyjne notatki * Słowa - klucze.

8. Kontakt telefoniczny: * Standardy prowadzenia rozmów telefonicznych * Udzielanie informacji * Kierowanie rozmówców do właściwych pracowników firmy * „Małe kłamstwa”, czyli sposoby radzenia sobie z trudnym klientem * Kontrolowanie przebiegu rozmowy i panowanie nad emocjami.

9. Wizyta gości w sekretariacie: * Obsługa potencjalnego klienta * Przyjmowanie kluczowego kontrahenta * Narady z pracownikami * Niezapowiedziane wizyty i strategie postępowania * Nietypowe zachowanie gościa [płacz, krzyk, groźby itp.] i właściwa postawa sekretarki/ asystentki.

10. Nowoczesna sekretarka/ asystentka: * PowerPoint w biurze * Organizowanie spotkań biznesowych * Szkolenie – wybór i przygotowanie miejsca * Konsekwentne prowadzenie terminarza * Podróże służbowe * Umiejętne oddzielanie sfery prywatnej i zawodowej.

11. Zarządzanie stresem: * Świadomość własnych reakcji na stres i tremę * Poziom stresu i jego wpływ na człowieka * Budowanie odporności psychicznej * Udzielanie i przyjmowanie wsparcia * Relaksacja i dystansowanie się od negatywnych emocji.

12. Prawo – elementy niezbędne w pracy sekretarki/ asystentki: * Akta osobowe pracowników * Czas pracy wg obowiązujących przepisów * Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę * Ochrona danych osobowych * Informacja niejawna.

Metody realizacji warsztatów:

Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi Uczestniczki: wykład dostarcza cennej wiedzy, natomiast część praktyczna rozwija umiejętności związane z pracą wykonywaną w sekretariacie. W ramach warsztatu Uczestniczki wezmą udział w symulacjach sytuacji zawodowych, prezentacjach, zadaniach w podgrupach, analizie przypadków, dyskusji, wymianie poglądów i doświadczeń.
Mini-wykłady są wprowadzeniem do ćwiczeń oraz dyskusji. Uwaga Uczestniczek skupiona jest wokół sytuacji zawodowych o różnym stopniu trudności, które wymagają niejednokrotnie opanowania emocji i szybkiego znalezienia rozwiązania.

Dzięki ćwiczeniom Uczestniczki będą miały możliwość opracowania strategii działania w omawianych przypadkach i znalezienia odpowiedzi na własne pytania. Istotnym elementem pracy warsztatowej są podsumowania poszczególnych bloków i ćwiczeń oraz wyciągnięcie praktycznych wniosków.

Osoby prowadzące:

• Praktyk - asystentka prezesa zarządu w spółce prawa handlowego z 6-letnim doświadczeniem; specjalista PR, tłumacz. Prowadzi biuro zarządu; organizuje: posiedzenia zarządu oraz Rady Nadzorczej, spotkania z władzami miast jak i klientami; zajmuje się obsługą delegacji zagranicznych oraz podróży zarządu; przygotowuje prezentacje multimedialne na konferencje i spotkania biznesowe; opracowuje raporty, sprawozdania, tłumaczenia; odpowiada za kontakty z mediami oraz kreowanie pozytywnego wizerunku firmy; sprawuje nadzór nad komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną firmy. [Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego; dyplom na Uniwersytecie w Bordeaux ze studiów języka francuskiego drugiego stopnia (D.E.L.F)].
• Psycholog, doradca personalny, konsultant, trener. Ukończone: szkoła trenerów Meritum: Warsztaty i Doradztwo Psychologiczne; kurs języka migowego w zakresie 800 podstawowych pojęć i znaków; kurs I stopnia w zakresie treningu pamięci i koncentracji uwagi. Praktyk: równocześnie pracuje w dziale organizacyjnym przedsiębiorstwa wielooddziałowego. W ramach zastępstwa zajmuje także stanowisko sekretarki, zdobywając cenne doświadczenie. [Absolwentka Wydziału Pedagogiki i Psychologii UŚ, specjalizacja: psychologia pracy i organizacji, psychologia menedżerska; studia podyplomowe: Szkoła Zarządzania UŚ, kierunek Zarządzanie Zasobami Ludzkimi].
• Prawnik z doświadczeniem, specjalista w zakresie prawa pracy i prawa konsumenckiego. Konsultant biznesowy i członek zespołu trenerskiego SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting]; przedstawiciel działu prawnego w zachodniej sieci dyskontowej.

Koszt uczestnictwa w wersji "otwartej" zajęć: 695 zł / osobę (usługa zwolniona z VAT)

TYLKO U NAS: Płatność za szkolenie - 14 dni po zajęciach [bez potrzeby dokonywania przedpłaty]

UCZESTNICY OTRZYMUJĄ

• materiały szkoleniowe
• przerwy kawowe
• konsultacje indywidualne
• możliwość kontaktu z prowadzącymi (zadawania pytań) również po zajęciach (e-mail)
• zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu
• obiady w restauracji hotelowej (ok. godz. 14.00)

• Informacje i rezerwacja miejsc: 32 2812852 - zapraszamy
• Informacje dla zainteresowanych realizacją ww. szkolenia w wersji "in-company": TUTAJ
• Pytania: 32 2816231 - proszę dzwonić

UWAGA: Koszt szkolenia nie obejmuje ceny noclegów

• Rezerwacji noclegów dokonują zainteresowani Uczestnicy we własnym zakresie
• Dział Rezerwacji Hotelu Angelo: tel.(32) 7838100

ZGŁOSZENIA UDZIAŁU DOKONAĆ MOŻNA:

SZYBKO I WYGODNIE
Poprzez wypełnienie "on-line" FORMULARZA ZGŁOSZENIA NA SZKOLENIE


lub...

TRADYCYJNIE
Poprzez pobranie i wypełnienie KARTY ZGŁOSZENIOWEJ
oraz jej przesłanie faksem bądź [po zeskanowaniu] e-mailem

UWAGA!

Wszystkie programy szkoleń stanowią własność SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting]
Zgodnie z postanowieniami Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych
cytowanie calości lub fragmentów jest dopuszczalne
wyłącznie z podaniem źródła cytatu.
Wszelkie prawa zastrzeżone.